5 características de la debida diligencia de las salas de datos

En los últimos años, las salas de datos virtuales se han convertido en soluciones cada vez más populares para numerosos entornos empresariales; su funcionalidad se está desarrollando activamente, ya que a menudo se utilizan en procesos de debida diligencia. A medida que las empresas grandes y pequeñas continúan migrando al software VDR, es fácil ver que el mercado de VDR seguirá creciendo rápidamente. El nuevo software de debida diligencia VDR evoluciona constantemente para competir en este segmento de mercado premium, pero no todos son iguales. Cada uno de ellos tiene sus propias características clave y es adecuado para diferentes tipos de actividad empresarial. Algunas soluciones de salas de datos virtuales están diseñadas específicamente para acelerar los procesos de diligencia debida con un tiempo de inactividad mínimo. 

Ventaja 1. Garantizar un alto nivel de seguridad

En un mundo donde cada vez más empresas se mueven en línea y los documentos en papel son cada vez más escasos, las características de seguridad de una sala de datos virtual son primordiales. Las empresas suelen utilizar salas de datos virtuales para almacenar de forma segura información confidencial. Una filtración de contenido puede tener consecuencias devastadoras para su negocio. Un data room due diligence checklist moderno comprende la importancia de proteger documentos, registros y comunicaciones confidenciales. Por lo tanto, se utilizan muchos procedimientos de seguridad diferentes para almacenar información confidencial, incluidos permisos de archivos detallados. Las salas de datos virtuales modernas y multifuncionales ofrecen cuatro opciones de autorización de archivos:

• Puede establecer permisos para ver, descargar, copiar y editar los archivos originales;
• Si no desea que nadie cambie nada, puede configurar el modo en solo lectura y no tendrá que preocuparse de que alguien cambie la información del documento;
• Si no desea que se descargue un archivo confidencial, puede establecer permisos para evitar que otras personas lean el archivo y lo guarden en su computadora. Esto evita la divulgación de información confidencial por parte de los miembros del equipo;
• También puede cambiar la configuración para que solo los usuarios seleccionados puedan ver archivos y documentos. Esto es genial si tienes algo que quieres dejar con varios usuarios.

Las características de seguridad adicionales de VDR incluyen protocolos de autenticación sólidos, autenticación de dos factores, datos cifrados y seguros, permisos configurables y más.

Ventaja 2. La inteligencia artificial y su implementación activa en el software de las salas de datos virtuales

A medida que las computadoras y la tecnología continúan mejorando rápidamente, tiene sentido agregar inteligencia artificial. Las transacciones comerciales a menudo implican una gran cantidad de documentos, comunicación y intercambio activo de archivos. Es difícil organizar todo por tu cuenta. La inteligencia artificial se puede utilizar en el espacio de datos virtuales para garantizar que ningún documento sea igual ni nada se duplique. Gracias a esto, no perderás tiempo buscando el documento original. Cuando desee conectar archivos relacionados mientras escribe, la inteligencia artificial lo ayudará a recordar el archivo que desea y conectarse a él utilizando la funcionalidad disponible del VDR moderno. Cuando quieras recordar un determinado documento o archivo, busca solo una parte del texto que contiene, la búsqueda de texto completo te ayudará a encontrar exactamente lo que buscas.

Ventaja 3. Capacidades de seguimiento modernas de las salas de datos virtuales

Una de las características modernas clave de una sala de datos virtual es la capacidad de monitorear todas las actividades que tienen lugar en ella. La mayoría de los proveedores de servicios VDR pueden realizar un seguimiento de los inicios y cierres de sesión de los miembros del equipo, el tiempo dedicado a visualizar documentos confidenciales y la capacidad de mostrar los documentos vistos con más frecuencia. También puede ver qué documentos ven más los usuarios para descubrir qué es más importante para ellos. Luego podrá utilizar esta información para satisfacer las necesidades de los clientes y completar con éxito una variedad de transacciones comerciales. Las funciones de seguimiento exhaustivas ayudan a los gerentes a estar al tanto del desempeño de los miembros del equipo y del estado del proyecto.

Ventaja 4. La capacidad de arrastrar y soltar rápidamente los archivos necesarios para su posterior descarga

Muchos programas requieren que cargues documentos uno por uno. Afortunadamente, la mayoría de las salas de datos virtuales utilizan tecnología de arrastrar y soltar para transferir archivos. Descargar varios archivos a la vez es eficiente y excelente para administrar el tiempo. Los VDR modernos también ofrecen indexación automática para que todos los datos importantes estén organizados correctamente. Este fenómeno facilita el acceso a la información y garantiza una debida diligencia eficiente y rápida.

Ventaja 5. Capacidad para comunicarse activamente en vivo

El chat en vivo permite que todas las partes interesadas colaboren productivamente, lo que permite que los procesos comerciales se ejecuten activamente. Los miembros del equipo pueden enviar y recibir mensajes en tiempo real, lo que facilita la resolución de problemas de control de versiones. El chat en vivo de la sala de datos virtual también proporciona un canal de comunicación escrita al que los miembros del equipo pueden volver más tarde.