5 trucos para hacer informes y presentaciones en PowerPoint
Aunque cada vez existen más programas y sistemas online para elaborar presentaciones o informes, lo cierto es que PowerPoint sigue siendo el programa más reconocido y utilizado. En sus continuas actualizaciones ha ido incorporando funcionalidades cada vez más innovadoras y por ello su uso es habitual entre los estudiantes y en las empresas para realizar presentaciones y exposiciones acompañadas de material visual.
Son muchos los trucos y consejos para usar Power Point que podemos poner en práctica, pero de manera opcional y para ahorrarte trabajo hay webs especializadas en plantillas ppt editables donde puedes descargar gratis temas para power point y así evitar tener que crear un diseño desde cero. Además, si estás estudiando y necesitas hacer una presentación de un trabajo en clase puedes utilizar estos modelos de educación muy prácticos que te ayudará a conseguir una buena calificación.
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Pero, ¿qué trucos desconocidos de PowerPoint son de gran utilidad?
Podríamos citar decenas de trucos que te permitirían conseguir una mayor profesionalidad en tu presentación de Power Point, pero sin duda algunos de los más desconocidos a la vez que interesantes son los que se muestran a continuación:
Convertir en documento PDF
En ocasiones es necesario enviar por correo electrónico una presentación PDF propia que ha necesitado de un gran proceso de elaboración. Por ello es razonable que no desees que se pueda editar por terceras personas, una situación ante la que la mejor solución es convertir el documento en PDF. Pero muchos usuarios de Power Point desconocen cómo pueden hacerlo. Tan solo hay que entrar en “guardar como” y en el tipo de archivo elegir “pdf”. Se le da a guardar y listo. Un proceso sencillo que protege tu creación.
Incrustar fuentes utilizadas
Es habitual utilizar una determinada fuente de texto en la elaboración de la presentación pero que ésta no se vea cuando usamos otro ordenador para realizar la presentación. Aparecerá una fuente por defecto que puede alterar las diapositivas y transmitir una mala imagen. Para evitarlo se puede incrustar la fuente a través de dos sencillos pasos. En “guardar como” hay que desplegar la opción de “Herramientas-Opciones de guardado”. Una vez dentro hay que marcar un “check” en el apartado que indica que deseas incrustar las fuentes utilizadas.
Encontrar una diapositiva concreta
Durante la exposición es habitual tener que volver a mostrar una diapositiva en concreto para enfatizar la explicación. Esto a veces supone ralentizar la explicación porque tienes que ir pasando diapositiva tras diapositiva para encontrarla. Pero esto se puede evitar. Si se conoce el número de diapositiva que es tan solo hay que utilizar el teclado del ordenador, introducir el número de diapositiva y pulsar la tecla “Enter”. De forma automática Power Point te llevará hasta esa diapositiva.
Disminuir el tamaño de la presentación
Para enviar una presentación Power Point por correo electrónico es conveniente reducir el tamaño del archivo para que se descargue de forma más rápida. Uno de los elementos que hace un archivo ocupe más tamaño son las imágenes usadas en la presentación. Pero esto tiene solución. Tan solo hay que seleccionar cualquier imagen que se haya introducido en la presentación, ir a la pestaña “Formato” y pinchar en “Comprimir imágenes”.
En este apartado se puede optar por comprimirlas todas, elegir la calidad de imagen e incluso hacer desaparecer el espacio que queda tras recortar la imagen. El efecto sobre el espacio que ocupa la presentación es inmediato.
Hacer zoom para incrementar la visibilidad
En ocasiones puede fallar una diapositiva en la que la información introducida no se ve de forma clara y se muestra demasiado pequeña. Para que los asistentes a la presentación puedan verla con claridad tan solo hay que hacer zoom en la diapositiva. Para ello hay que usar la lupa que aparece en la esquina superior izquierda y elegir la zona que se desea resaltar. Al terminar tan solo hay que pulsar “Esc” para volver a la normalidad. Es algo que también resulta útil para focalizar ciertas zonas de una diapositiva para que la atención se centre en un determinado punto.
Estos son algunos de los trucos de Power Point que pueden ayudar a realizar exposiciones y presentaciones de manera mucho más cuidada y profesional. Y es que suelen ser momentos lo suficientemente importantes para asegurarnos de que todo salga a la perfección.
