Cómo gestionar una sala de datos virtual para un novato

Los negocios modernos y la digitalización son dos cosas interconectadas. Después de todo, las soluciones digitales simplifican significativamente el proceso de interacción tanto con el mercado como con los clientes. Además, la implementación de soluciones digitales tiene un efecto positivo en los procesos de negocio en su conjunto.

Un ejemplo destacado de herramientas digitales es una sala de datos virtual. Es un lugar seguro para trabajar con información corporativa. Pero su funcionalidad no acaba ahí. A diferencia del correo electrónico y otros medios de comunicación similares, una VDR se distingue por una mayor seguridad y un cifrado de información de varios niveles.

Hay muchos tipos de salas de datos virtuales y los precios de salas de datos virtuales varían. Debido a la gran variedad, elegir una solución rentable se vuelve más difícil, especialmente para aquellos que usan cuartos de datos virtuales por primera vez. Si es nuevo en el uso de salas de datos virtuales, puede parecer que es muy complicado, pero en realidad no lo es. Hay varios consejos que facilitan la elección y el uso continuo de una sala de datos virtual.

¿Qué es una VDR?

Muchos creen que una sala de datos virtual es lo mismo que un almacenamiento en la nube estándar. Sin embargo, en realidad, no es así. Una VDR tiene la función de almacenamiento de datos y actúa como un depósito en línea, pero existe una diferencia significativa con los servicios en la nube ordinarios. 

La sala de datos virtual garantiza la transferencia de datos corporativos basada en un cifrado complejo. Esto permite el uso de VDR para bancos, compañías de seguros y otras empresas cuyas actividades están relacionadas con la transferencia y procesamiento de datos confidenciales. 

La VDR también se utiliza para:

·       Transacciones financieras.

·       Seguro

·       Interacciones con información privada para compartir y almacenar.

·       Due diligence de acuerdos societarios. 

A diferencia del almacenamiento en la nube, la VDR te permite crear un espacio de trabajo multiplataforma completo sin limitaciones de escenarios de aplicaciones. Esto significa que tú mismo determinas los detalles del uso de la sala de datos virtual.

¿Dónde deben empezar los principiantes?

No compres el paquete de sala de datos virtual más caro. Lo más probable es que no te ayude e incluso se convierta en un gasto sin fin. Después de todo, una gran funcionalidad es intimidante. Para comenzar, conoce más de cerca la sala de datos virtual:

·    Ejecuta la versión de demostración.

·    Prueba cada función de forma independiente. Intenta descargar todos los archivos.

·    Contacta el soporte técnico del proveedor de la sala de datos digital. 

Si no hay versión de demostración, es mejor elegir otro desarrollador. Un paquete que no tiene una versión de demostración no es la mejor opción porque no podrás probar la sala de datos virtual antes de comprarla.

Sigue el protocolo VDR

Cada sala de datos virtual tiene un conjunto de pautas y procedimientos a seguir. El conjunto se presenta en el acuerdo de usuario. Pero si no has encontrado la función que necesitas, siempre puedes ponerte en contacto con el soporte técnico. Y prepárate, porque si has infringido las reglas, se bloqueará el acceso al VDR con la información que ya contienes.

Organiza tus documentos antes de subirlos a VDR

Clasifica los documentos en carpetas para evitar un desorden después. Por ejemplo, hay contratos. Se pueden colocar en la carpeta “Materiales para contrapartes y socios”. La organización previa de los documentos te ahorrará tiempo en la búsqueda de la información necesaria.

Utiliza los medios de comunicación en VDR

¿Necesitas trabajar con datos confidenciales? Olvídate de los mensajeros externos y el correo electrónico. Transferir información corporativa únicamente a través de la sala de datos virutal. El correo y las mensajerías instantáneas se pueden utilizar únicamente para la comunicación, sin embargo, esto no será necesario, ya que una VDR tiene una conexión corporativa.

¿A qué debe prestar atención un principiante?

Seguridad y privacidad Estos dos puntos son más importantes que el costo, porque la sala de datos virtual contiene información corporativa clave. Si la VDR no tiene suficiente protección, los atacantes pueden obtener la información confidencial. También debes tener varios métodos de protección de datos, factores a tener en cuenta:

·       Cifrado multinivel

·       Autenticación de dos factores.

·       Control de acceso

·       Auditoría

·       Características

Los novatos a menudo se fijan más en el precio, sin darse cuenta que esto afecta la funcionalidad de la sala de datos virtual. Sí, las herramientas básicas son suficientes para algunas tareas, pero hay inconvenientes que solo una VDR avanzada puede resolver. Por ejemplo, las instituciones bancarias requieren un cifrado mejorado. 

La VDR debe tener soporte para conectar aplicaciones externas. Si el cifrado AES-256 es suficiente para las tareas de tu empresa, entonces no tiene sentido pagar de más por un cifrado de información mejorada.